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【就活】書類選考で失敗しない送り方(封筒編)

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やはり今の就職の選考には欠かせない方法。それが書類選考です。


昔のようにいきなり会社で面接などを行う企業は少なく
ふるいをかけるように、まずは書類選考で様子を見て
次に直接面接を行う方法が多くなってきています。



ほとんどメールやインターネットを送って生活をしている人からすれば
紙で文字を書く行動など、ある意味ナンセンス…って思っている人も多いはず。


実は文字を書くことによって、その人の性格などが解る事が多いわけです。
大きく見てこの3つの要素を主に試験官が見ている所です。


書類選考を何故、企業が行うか?



  1. 多数の応募を振り分ける為の時間を削減

  2. 一般常識がちゃんとできるかなどの見分

  3. 文字や文章作成による性格判断



というのも、雇う会社側としては、自分の会社でやる気がある人
興味がある人、必死で通ろうとする真面目さと努力家な人が
企業としては欲しいのです。
悪い印象を与えない為にも、これさえやっておけば
まず問題は無いというポイントをいくつかのせましょう。



封筒の入れ方


さて、皆さんが試行錯誤して頑張って書いた添え状と、履歴書、そして職務経歴書
他何か書類を送る場合もあります。まずは書類を封筒に入れるの順番
つまり重ね方です。といっても、一寸ずれないように重ねるとか
そういう職人芸を会社は求めていませんよ。求めているのは流れ、
つまり他の人と同じ形で送ってくれるかを求めています。
封筒に入れる重ね方は以下の通りです。



s1.jpg


 この図は裏から見た画像ですが、表側では
添え状→履歴書→職務経歴書の順になっていればOKです。


この方法ならば、9割9分文句いう企業は無いでしょう。
ちなみに封筒の表というのは相手の宛名が表となりますので
表と裏をちゃんと合わせて封筒に入れましょう。



じゃ、何故見て欲しい履歴書の前に添え状を送るか。
玄関を開けるとまずは挨拶ですよね。その挨拶の役目が添え状です。



もう一つの役目は、中身をより見にくくさせる為です。
光にかざすと(普通しませんが…)薄い書類などは丸見えです。
それを隠す為の役目でもあります。



書類を送るときの注意!



この時に良く聞く内容として『クリップ』や『クリアファイル』などと一緒に
送る人がいますが、正直、受け取る側からすれば、手間がかかり
かえって迷惑をかけてしまうケースも…。またホッチキスでとめるのも厳禁!

送った書類は、必要な部署にコピーされ、各上層部の人達に配られるので
そこで手間をかけてしまったら…いい印象は持たれない…と思いましょう。

封筒の表の書き方


さて、封筒に書類を入れました。相手に送る為の住所や名前を書かないと駄目ですね。
ここも試験されていると考えてしっかり書きましょう。

重要なのは、間違った文字を書いてしまったら、再度書き直しと考えましょう。
理由は履歴書と一緒です。一発書きが基本です。


s2.jpg

ここで注意したいのが、よく会社名を大きく書き、実際送る人の名前を


小さく書いている人がいます。


封筒の正しい書き方としては、届けたい相手に送る人を大きく書きます。


『担当者の名前が分からない。部署しか書いてないよ~!』


という場合は、以下の書き方になります。


 

相手の名前が知らない場合


名前が分からない場合は、『採用ご担当者様』と書くようにしましょう。
※ご担当者でも御担当者でも同じ意味なので自由に…

s3.jpg


 ここで気づくと思いますが、『御中』で終わる宛名書きは無いと言うことです。
最後は『様』で終わると思いましょう。
送る相手先が公共関係であろうとも、病院施設であろうとも
最後は『採用ご担当者様』で終わります。



御中とは?


 『御中』で送る文章はある意味省略可された送り方です。
会社全体で見て下さいねというように不特定多数の相手に送る意味で
『御中』で止める時があります。会社間とのやりとりで
使われる事が多いので、今回の応募書類には不適切となります。注意しましょう。


 



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封筒の裏の書き方


封筒書きも疲れますね。書く私も長くなっちゃったなぁって思っています。


しかしあと少し!最後は裏書、つまり自分の名前と住所の書き方です。


s4.jpg


 


個人情報の問題で自分の住所や名前など書きたくないって人もいますが、


『相手を尋ねる前に自分から名乗れ』とよく時代劇で見ますが


同じように、相手にお願いするのであれば、自分の名前など名乗るが礼儀です。


じゃ名前だけと書いても、同姓同名だったら管理が大変に…!
会社に負担をかける事は配慮に欠けている人と思われるでしょう。
なので、ここはしっかり貴方の名前と住所を書く事が大事です。


何故『投函日』を書くのか?


そんなもの消印を見れば解るでしょ?って思いますが、


実は今まで書いてきたこの封筒。立派な書類として保管されていることを


ご存じですか?以外と知らない人が多いんですね…。


封筒も立派な書類として会社側として保管の義務が生じてきます。


その時に名前、住所、そして投函日が書類の整理をする重要情報となるのです。


だから、相手の気遣いで、投函日を大きく書く事で


整理をしやすい心遣い=相手にミスをさせない



という配慮が大切ですね。


最後に…


たかが封筒、されど封筒です。


たった住所と名前程度しか書かれていないものでも


たくさんの意味が隠されています。

社会人になるにつれ、その意味合いやまた、KY(空気読め)という様な場面や
部署独自のTPOなども数多く出てきます。これらは、例え年配の人でも
解らない事は解らないでしょうし、未社会経験の学生ならばなおのことです。



ただ、『知らない』で通る世の中でも無いのもまた事実です。



知らない事をいかに自分で勉強し努力して、封筒や書類作成など調べ方を
学ぶ事が小さな経験の種となり、やがて社会に出たとき、仕事で調べ方の経験が


大いに役立つときが実った時でしょう。



種をまかなければ、実もまた収穫できないのです。



昔は本などで検索をする時代でしたが、今はネットで気軽にしかも安くて早く


検索ができる時代となっています。だからこそ、企業としては何も言わず


『今の時代、検索できるんだから、調べられて当然だよね』という姿勢で


応募する求職者に挑んできます。



ある意味圧迫される事も多いですが、それを乗り越えて


是非、内定を勝ち取れるよう頑張って欲しいと願います。   


 【補足】アドバイスを頂いた内容で気になった点


気がつけば色々な方にお役に立てているところを見ると、
本当に書いて良かったなぁって感じます。色々なご意見有り難うございます!
さて、ありがたいお言葉の中に気になった点がありましたので
補足として書かせて頂きました。



クリアファイルは入れて良いのか?駄目なのか??



  • 本文においては「クリアファイルで送るのは相手に迷惑をかかる」と

  • 書かせて頂きました所、一概にそうは言えないと言うお声を頂きました。


  • 確かにその答えもまた正しいです。


  • 今回につきましては「失敗しない送り方」を中心にお話をしています。


  • 小さい企業や応募数が少ない所などは、クリアファイルに入れて送ると

  • 喜ばれるケースもあります。クリアケースもある意味備品として

  • 仕事においては重宝されるので再利用がされる事が多いし、

  • 応募内容を確認する時に余裕があるので「しっかりしてるな~」という印象が

  • 生まれやすくなり、運が良かったら、面接官からの話のきっかけができることで

  • 面接がいいムードで進むという事もあります。


  • しかし、応募が多数、シーズン中といった忙しい時期にクリアファイルでくると

  • 抜き取る動作に作業効率が悪く、しかも資源ゴミ、もしくは一般ゴミとして

  • 捨てる手間が正直めんどくさい事があります。

  • ある企業の担当者はクリアケースできたら「またか…」とため息ついて

  • つぶやいていた人もいました。


  • クリアケースで入れることで有利になる場合もあるかもしれませんが

  • 不利になる事もまたあります。書類選考でのアピールは「履歴書」並びに

  • 「職務経歴書」であり、クリアファイルなどを入れての丁寧さを強調した

  • アピールは印象が薄いです。特に応募数が多い企業はなおさらです。


  • 無駄な戦略はせず、妥当に、且つにという意味で紹介させて頂きました。




 



封書の入れ方&裏書きの書き方



  • これについてのアドバイスを頂きました。


  • >封筒の裏側を見て開封した際に書類の文面が見えるように入れるのが
    基本です。裏書きの住所氏名は左下が基本です。


    一部合っていますが、一部実行すると、大事な面接場所を失う事になります。

    書面に向きですが、裏向きに入れてもらえると担当としては楽ですねぇ…。
    また書面を三つ折りで送るときはそうなると思います。 
    文章の冒頭の部分が左上に来るように折るのが基本です。
    裏書きも左下に書いても、まぁ間違ってはいません。ビジネス的には。
       
    まず書面の入れ方ですが、まず三つ折りなどで送ることは御法度の時代です。
    書類を折っても面接に行けたら気にしない企業だなぁという目安には
    なりますが…。
    パンフレットなど折らずに送る時、表に合わせて送るのが常識です。
    アルバイトで封書に入れる仕事でも厳しく指導されます。 
    表裏を逆で送る企業はまずないでしょう。送られた側も気分が悪いです。
    これが面接だったら…と思うとどうでしょ?止めませんが、責任はもてません。
     
    次に裏書きにおいては、左下でも、ビジネス的には間違いではありません。
    しかし、応募先が、「顧客に手紙で書く事がある業務が多い職業」
    例を挙げると、呉服屋、結婚プランナー、冠婚葬祭系、秘書、
    会計事務所の補佐など、そういう場所で送ると「あぁ常識無いんだね…」と
    冷たい目で 不採用となる可能性があります。

    再度書きましたが、あくまでも「失敗しない送り方」なので
    受ける業種によっては、封筒書きでもしっかりマナーに沿って書くのが
    失敗はしない上で紹介させて頂きました。
     



…と、書き殴りさせて頂きました。
一部、個人体験が含む内容があり、お見苦しい点があったと思います。
面接すら受けれず、不採用というのは原因は大きく二つあると言われます。

一つは、企業側が要望している能力に欠けているケース。
もう一つは、書類不備で不採用となるケースです。

書類不備の一つとして、今回書かせてもらった封筒の書き方もまた
書類不備として扱われるケースです。せっかく時間かけて作った履歴書並びに
職務経歴書が読まれず無駄になるほど悲しい事はありません。

書類審査のメインはあくまでも「履歴書」並びに「職務経歴書」です。
封筒の書き方はあくまでも補佐で有り、好印象とはほど遠いぐらいに
微力な効果です。封筒書きとは…

『いかに目立つミスを少なく、メインの書類に
 目を向けさせるか?』

が封筒書きの戦略となります。     

今回の方法で一つでも面接という切符を手に入れて内定へ向かってもらえると
紹介したかいがあると思います。 



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